Aufbewahrungspflichtige Kassenunterlagen

Kassennachschau

Seit dem 1.1.2018 gibt es die sogenannte „Kassennachschau“ (vgl. gesonderten Bericht auf Seite 4). Deshalb ist es wichtig, jederzeit alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für Registrier- und/oder PC-gestützte Kassen griffbereit zu haben.

Kassensystem

Zu den wesentlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen: die Betriebsanleitung und dazugehörigen Unterlagen über die Kassenprogrammierung für das jeweilige Kassensystem, Unterlagen für eventuelle Umprogrammierungen sowie Protokolle über jede durchgeführte Kassenprogrammierung. Darüber hinaus müssen Protokolle über Änderungen in den Speise- und Getränkepreisen, am besten zusammen mit den originären ausgedruckten Speise- und Getränkekarten, bereitgehalten werden. Wurden diverse Trainingsspeicher eingerichtet, müssen darüber Dokumentationen angefertigt und bereitgestellt werden.

Alle Rechnungen

Zu den allgemeinen aufbewahrungs- und vorlagepflichtigen Dokumenten gehören in erster Linie alle mithilfe der Registrierkassen erstellten Rechnungen. Dies ergibt sich aus § 147 Abs. 1 Nr. 4 der Abgabenordnung-AO. Danach sind Buchungsbelege gesondert aufzubewahren.

Kassenbons

Wichtigste Bons überhaupt sind die Z-Bons (Tagesendsummenbons). Diese müssen mit folgenden Angaben zusammen aufbewahrt werden: Tagesumsätze (brutto und netto) sowie Z-Zähler (Zahl der erfolgten Tages- bzw. Periodenabrufe mit Nullstellung).

Sonstige Dokumente

Aufzubewahren sind außerdem Nachweise über erfolgte Stornierungen und Retouren, über Zahlungswege (Barzahlung, Kreditkarte), Kundenzahl (fortlaufend oder täglich bei Eins beginnend) sowie Aufzeichnungen über Uhrzeit des durchgeführten Z-Abschlags.

Stand: 26. März 2018